Cet article vous guide pas à pas dans la création d’une entité. Cette étape est nécessaire pour garantir le bon déroulement de la configuration de Regensy.

📘 Définition​ d'une entité :

Une entité est une structure organisée (entreprise, association, société, filiale, etc.) qui dispose d'une autonomie juridique, comptable ou administrative, et qui peut produire des biens ou des services.

🔍 En pratique :

• Une entreprise peut être une entité juridique si elle est enregistrée légalement (ex. : SAS, SARL, SA).
• Une filiale d’un groupe peut être une entité distincte, même si elle fait partie d’un ensemble plus large.
• Une succursale peut être une entité fonctionnelle, sans être une entité juridique à part entière.
• En comptabilité, on parle aussi de la "notion d’entité comptable", c’est-à-dire que chaque entité doit avoir ses propres comptes, distincts de ceux de ses propriétaires.

🏢 Exemples :

• Une Société X et sa filiale Y sont deux entités différentes, même si elles sont liées.
• Un groupe multinational est souvent composé de nombreuses entités juridiques implantées dans différents pays.

💡Prérequis : Afin de pouvoir accéder au paramétrage et créer des entités, il faut avoir un rôle Administrateur ou Responsable.

Étapes à suivre

1. Accéder au formulaire de création

• Depuis le menu d’administration, cliquez sur "Entités et utilisateurs". Vous êtes alors dirigés vers le registre des "Entités". Cliquez sur le bouton vert "+ Ajouter" positionné en haut à droite du registre.

2. Renseigner les informations obligatoires

Onglet Général

• Rattachement à une entité supérieure : Sélectionnez l'entité.
• Raison sociale : Indiquez la raison sociale de l'entité.
• Nom (visible par les tiers*) : Indiquez le nom de l'entité qui sera visible par les parties prenantes par exemple au moment de répondre aux sondages. 
• Nom (visible en interne) : Indiquez le nom de l'entité qui sera visible par les personnes ayant accès à la solution.
• Responsable légal : Indiquez le nom du responsable légal de l'entité.
• Activité(s) principale(s) : Indiquez la ou les activités principales de l'entité.

* Tiers : désigne les personnes qui n'ont pas accès à la solution.

Onglet Détails

• Pays : Sélectionnez ou rechercher le pays dans la liste déroulante.

Si le pays choisit est la France alors il faudra indiquer les éléments obligatoires suivants : SIREN, SIRET, TVA Intra-communautaire et le code APE

• Adresse : Indiquez l'adresse de l'entité.
• Code postal : Indiquez le code postal de l'entité.
• Ville : Indiquez la ville où se situe l'entité.

• Code d'identification : Indiquez l'immatriculation de l'entité (SIREN, Duns, Lei, etc)

3. Compléter les champs supplémentaires

• E-mail : Saisissez une adresse e-mail professionnelle valide
• Téléphone : Choisissez le pays (drapeau) puis saisissez le numéro de téléphone de l'entreprise (optionnel mais recommandé). 

4. Finaliser la création

• Une fois tous les champs obligatoires renseignés, cliquez sur le bouton vert "+ Créer" en bas à droite de l’écran.

Une fois le formulaire validé, vous pourrez modifier les informations en cliquant sur l’icône en forme de crayon située à droite de chaque ligne du registre.